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株式会社ジオコードは、顧客のWeb領域における課題を総合的に解決する「Webマーケティング事業」とクラウド型業務支援ツールをSaaS形態で提供する「クラウドセールステック事業」を全国の企業に展開しています。
この二つの事業によって、インターネット上のマーケティング活動には欠かせない「SEO対策」 「Web広告」 「Webサイト制作」を一社完結で提供することができ、働き方改革や生産性の向上に貢献するクラウド型業務支援ツールをSaaS形態で提供することで、企業の課題解決に向けた適切なサービスの提供を実現しています。
今回、株式会社インボイスが提供するPCライフサイクルマネジメントサービスである「dynabookパッケージ」を導入したことで、情報システム部門に"革命"をもたらした株式会社ジオコードの社内事情に迫ってみました。
お客様プロフィール
名称 株式会社ジオコード
上場取引所 東証スタンダード市場 証券コード7357
設立 2005年2月
本社 東京都新宿区新宿4-1-6 JR新宿ミライナタワー10F
事業内容 Webマーケティング事業、Web広告、クラウドセールステック事業
従業員数 117名(2022年4月1日現在(正社員))
企業サイト https://www.geo-code.co.jp/
「dynabookパッケージを知ったのは、インボイスさんからの 『ノートPCの運用管理業務の簡素化を実現できるサービスを始めました』 という連絡でした。サービス内容を聞いて直感的に 『面倒なことがラクになりそうだ』 と感じました」と語るのは、同社で情報システム部門をまとめる後藤隼人氏。後藤氏は現在3名体制の情報システム部門で、社内システムの最適化やコストの適正化を図り、部門内の生産性向上を目指している。「PC関連の業務はコア業務とはいかないまでも、全社員に関わることなので影響範囲が非常に大きいことから緊急性かつ重要度の高い業務になります。特にノートPCについては、持ち出すシチュエーションが増えて故障範囲が営業部門だけではなくなってきたことで故障頻度が高くなり、社内対応に手間がかかっていたので何とかしなければと思っていました。それが丸々お願い出来るなら大幅な効率化に繋がるので、非常にインパクトのあるサービスだと思いました」
2015年頃からノートPCを導入し始め、今では社内の9割ほどがノートPCになっている。近年のノートPCはデスクトップPCのスペックと比較しても遜色なく、テレワーク等働き方の変化もあり、柔軟に対応するために社内PCのほとんどをノートPCに切替えた同社だが、運用面で大きな課題を抱えていた。
「社内のPC運用の中には 『調達』 『キッティング(初期設定)』 『故障対応』 『廃棄』 という項目があります。それぞれの項目で課題はありましたが、ノートPCに切替えてからは、デスクトップPCと比べて圧倒的に故障頻度が高くなりました。PCが故障している間は従業員の生産性の低下に繋がりますし、会社全体への影響も避けられません。情報システム部門の状況に関係なく、故障対応は緊急性の高い業務となりますので、3名の部員総出で対応することもあります。こちらの都合よく一台ずつ順番には壊れてくれませんので」
「ノートPCだからという問題ではありませんが、調達面でも結構手間がかかっていました。予算内で最適なPCの 『スペック』 を選ぶために、複数メーカーで比較検討し、導入の稟議を書いていました。PCを追加するタイミングもバラバラなので、その度に 『PC選定』 『比較検討』 『稟議』 の工程を踏む必要があります」
「何より一番大変なのがPCを調達した後の 『キッティング』 作業でした。従業員がすぐ使えるように全ての設定を自社で行っていました。設定項目も多いですし、職種によって設定内容を変える必要もあります。また個体差で時間がかかる端末もあって、急いで配らないといけないのにと、ストレスを感じていました」
「調達も故障対応もキッティングもPC運用としてはごく当たり前の業務で、やらなければいけない業務です。 『dynabookパッケージ』 の提案を聞いて、安定した端末の調達と運用コストの軽減が出来ると感じました」
インボイスからの「dynabookパッケージ」の提案は以下の通り
「この 『dynabookパッケージ』 ならメーカーを統一することができるので、ノートPCを導入する度に行っていた複数メーカーでの比較検討や導入稟議も書く必要がなくなりますね。故障しても代替機を送ってくれるので、部員総出で行っていた故障対応もほとんど必要なくなり、大幅な効率化が図れます」と情報システム部門の業務改革に繋がると顔がほころぶ。しかし、一番手間のかかっていたキッティング作業の部分については「今まで通り頑張るしかない」と諦めていた後藤氏を驚かせたのはマスターPCの作成だった。
「キッティング作業の大まかな流れは、端末が届いたらまず初期ユーザーの設定、続いて社内無線LANに繋いでWindowsのアップデートを行います。その後office、必要なアプリやソフトのインストールをして終了です。中でもWindowsのアップデートが厄介です。端末の個体差があるので、スムーズに完了する端末もあれば、50%で止まってしまったり、再起動を求めて待機していたり...。その間、身体と時間を拘束されるので本当に手間でストレスを感じていました」
「dynabookパッケージ」では 『マスターPC』 を作成すれば、導入する度に行っていたキッティング作業もする必要が無くなります。しかもマスターPCはDynabook社が保管してくれます。代替機を含め、端末を何台導入しても複製して納品してくれるので、キッティング作業に費やしていた時間が大幅に短縮され、とても助かりました」
「dynabookパッケージを導入して何より効果を実感していることは、キッティング作業から解放されたことです。PC運用の中でもキッティングは、黙々と行う地味な作業になります。ただマニュアルに沿って進めていくだけで、特別なスキルは必要ありませんので、誰でも出来る業務になります。そんな単純業務でも、まとまった台数を同時に行うとなると情報システム部門が総出で対応しなければいけませんし、一日かかることもあります。誰でも出来る業務に多数の人工をかけることで部内の生産性は低くなってしまっていました。
仕方ないと諦めていたのでdynabookパッケージの導入効果は絶大ですね。複数台の端末に設定した内容を複製するためのマスターPCさえ作成してしまえば、端末を複数台導入してもキッティングをする必要はありません。故障した場合に納品される代替機にもマスターPCの情報が複製されているので、突発的なキッティング作業もなくなります。しかもマスターPCを作成するのは一度だけです。今ではコア業務に適切な体力をかけられるようになりましたので、部内の生産性は上がっていると感じています」
「メーカーが統一されていないと、PCの付属品の準備にも手間がかかります。例えば 『変換コネクタ』 や 『PCのケース』 です。弊社はウェブ会議や会議室のモニターを使っての会議をよく行っているので、変換コネクタは必需品です。メーカーによってPCのポートの種類もそれぞれですし、同じ画面サイズのPCでも筐体(きょうたい)のサイズは微妙に異なったりしますので、使い回しができません。変換コネクタは紛失しやすいので頻繁に買ってますし、PCケースについては端末によって入らなかったり、逆に大きすぎて買い直したりで、ちょっとしたことですがストレスを感じていました」
メーカーを統一すれば、この課題は解決できそうだが、実はメーカーを統一できなかった理由があったと後藤氏は語る。「メーカーを統一すればすぐ解決できる問題なのは分かっていたのですが、簡単にはいきませんでした。メーカーによって 『納期』 や 『スペックと価格のバランス』 が違います。緊急で端末が必要な時は納期が早いメーカーに、比較的急ぎではない場合には、ハイスペックでありながら安価な端末を販売しているメーカーを選ぶようにしていましたので自然とメーカーは複数になります。その点、dynabookパッケージは納期、スペックと価格とのバランスも申し分ありませんでした。dynabookパッケージを導入したことで、付属品の準備に手間をかけることは無くなりました。こんなにあっさりメーカーを統一できるとは思いませんでした。簡単なことだったんですね」
「今までは故障する度に、自社で直せるか確認したり、修理をお願いする場合は修理業者に見積もりを打診したりで、見積もりを取るだけで手間も時間も費用もかかっていました。いざ修理となれば端末を修理業者に渡さなければいけませんので、その間は予備端末でやりくりしていくことになります。常に予備端末を確保しておく必要がありますし、非常に緊急性の高い業務になるので、他の業務を止めてでも修理対応をしなければいけません。
dynabookパッケージなら連絡を入れるだけで、代替機を郵送してくれます。見積もりを取る必要もありませんし、もちろん修理する必要もありません。さらに費用もかかりませんので、手間・時間・費用の問題を一気に解決してくれました」
dynabookパッケージを導入し、サービスを体感した経験から、どんな企業にメリットがあるのか伺った。
「何点かあると思いますが、ノートPCでWindowsをメインでお使いの企業にはお勧めですね。特に中小企業で50台を超えるような状況であれば、設定や修理、代替機の確保、廃棄にかなりのリソースがかかっていると思います。dynabookパッケージなら全てお任せできるので、今あるリソースと物量のバランスが取れるようになるので、はっきりと時簡削減を体感できると思います。情報システム部門の設置がなく、総務部門やPCに詳しい社員が対応しているという企業や、情報システム部門の担当者が多忙な企業にお勧めできます」
「また、PC運用の一連の工程はマニュアル化が可能な業務で本来は誰でも行える業務なのですが、属人化してしまっている場合が多いと思います。例えばPC導入後に行うキッティングにおいては、どこの企業も人手不足なので多くの企業が管理職の社員やベテラン社員、社歴が浅い社員総出で行っていると思います。社員個別に見た生産性はデコボコし、あまり望ましくありません。この状況は出来れば避けたいと思っている企業は多いと思います。担当業務の適正化を図る上ではdynabookパッケージというサービスは欠かせないですね」
「テレワークが定着している企業にとって、もっぱらの課題は部門間のテレワーク実施率に差が出来てしまっていることです。弊社も例外ではありませんでした。社内ノートPCの故障対応や代替機の準備などは、出社しないと対応することができません。dynabookパッケージは、PCが故障したら連絡して故障機を送るだけ、そして代替機は設定済みの状態で納品されるのでそれを受け取るだけで済みますので、その時に出社している人にお願いすることも可能になります」
「正直、dynabookパッケージを導入する上で、現状の運用方法を変える必要があったので、少し悩んだ時期もありました。しかし、業務効率化に繋がることはイメージ出来ていましたし、運用変更の手間とdynabookパッケージ導入後の効率化を比べたときに、明らかに会社全体としてメリットの方が大きくなると考えたので、導入に踏み切りました。結果、当初想像していた程の運用変更は必要なく、意外とすんなり導入することが出来ました。あの時、想像上の運用変更に引っ張られdynabookパッケージを導入していなかったらと思うと...。考えたくもないですね」
同社は「Webマーケティングとセールステックを活用し、顧客、社会にとって有益なサービスを創る。」を企業理念に、大都市圏内の企業間での知識や技術の格差、地方都市におけるデジタル化の遅延など、企業規模や業種問わず、日本全国の企業の課題を解決している。
さらに「利益を生み出し、納税、雇用の創出、または直接的に社会に貢献する」を掲げ、2011年から毎年利益の1%もしくは100万円以上を社会貢献活動として寄付している。
「dynabookパッケージ」を導入することで、新たな時間を創出することに成功した同社は、より一層日本全国の企業を活性化させる。