法人が利用するパソコンはレンタルとリースをどう使い分けるかを解説

法人向けのパソコンレンタルは、費用を抑えて新しいパソコンを使える便利なサービスです。しかし、安易にレンタルを選ぶと、利用するタイミングなどによっては割高になるかもしれません。

本記事では、法人がパソコンレンタルを利用するメリットとデメリット、リースとの使い分けなどを解説します。

法人がパソコンレンタルを利用する5つのメリット

法人が新しいパソコンを準備する際の手段としては、購入・レンタル・リースの3つが主流です。このうち、レンタルサービスを利用するメリットを5つご紹介します。

1. 自由に契約期間を決められる

レンタルサービスを利用するメリットの1つ目は、自由に契約期間を決められることです。パソコンのレンタルでは、レンタルする期間を自由に設定することが可能です。リースの場合は、税務の関係上法定耐用年数を基準に契約期間を決めなくてはならず、契約期間は少なくとも2年とされています。

レンタル会社の規定にもよりますが、レンタルの場合は1日単位での契約も可能です。

出張に持って行くためのパソコンを数日間だけ借りたいといったケースや、修理に出している数週間だけ必要といったケースでも利用できます。

2. 急にパソコンが必要になったときも対応できる

2つ目は、レンタルであれば急にパソコンが必要になったときにも対応できることです。利用するレンタル会社にもよりますが、パソコンのレンタルは機種が届くまでに時間がかからないケースが多いです。その理由として、審査が必要ないこと、レンタル会社がすでに所有している在庫から貸し出しをすることなどが挙げられます。納品までにかかる時間はレンタル会社によって異なりますが、早い場合は最短で翌日に届くこともあります。

研修などで大量のパソコンが急に必要になった場合など、急ぎの利用にもレンタルは使いやすいです。

3. 新しいパソコンに変えやすい

3つ目は新しいパソコンに変えやすいことです。パソコンは長期間使っているとトラブルが起きたり、性能が業務に追いつかなくなったりします。よくあるのは動作が遅くなる、ファイルが破損するなどです。いずれも業務に支障が出るため、利用者にとってはストレスに感じることでしょう。

パソコンレンタルなら契約期間の満了を待てば、新しいパソコンに入れ替えることができます。プランによっては契約期間中でも機種の変更ができるものもあり、常に状態のよいパソコンを使うことも可能でしょう。

4. 修理や保守に時間と費用がかからない

4つ目は修理や保守に時間と費用がかからないことです。購入したパソコンは、故障時の修理や定期メンテナンスは自社負担が基本です。レンタルの場合はその負担がなく、故障時の修理や保守作業はレンタル会社が行います。

特にパソコンが故障した場合は、修理の依頼や代替機の準備など業務が停止する上に急な雑務が発生します。それらを省けるのはレンタルの大きなメリットです。

また、故障時はすぐに代替機が送られてくるため、業務への影響も抑えられるでしょう。

5. 廃棄手続きが必要ない

5つ目のメリットは、廃棄手続きが必要ないことです。パソコンは資源有効利用促進法によって、回収が義務付けられている家電です。粗大ゴミとして処分することはできず、パソコンメーカーや家電量販店に回収してもらうか、リユース企業や中古買い取り業者などを利用して処分する必要があります。また、パソコンには重要な情報が入っているため、完全にデータを消去しなければ情報漏洩の危険があります。

レンタルを利用すれば、こうしたパソコンの廃棄に関する手間を省くことが可能です。レンタルした機種は契約期間が終了した時点で返却し、データも消去されます。法人側はパソコンの廃棄手続きに時間をとられることがなくなります。

パソコンレンタルのデメリット

さまざまなメリットがあるパソコンのレンタルですが、デメリットもあります。法人がパソコンレンタルを利用する場合のデメリットも知っておきましょう。

選べる機種が限られている

パソコンレンタルで契約できる機種は、基本的にはレンタル会社が所有しているパソコンで在庫があるものに限ります。一部のレンタル会社では希望の機種を用意するサービスもありますが、対応している業者は限定されます。また、レンタル会社が所有している場合でも、既に別の企業に貸し出されている場合は利用できません。特に高いスペックのパソコンやカスタマイズが必要なパソコンは、レンタルでは対応できないことがあります。

長期利用はコストが高くなりやすい

パソコンのレンタル契約は、契約期間を自由に決められる点が大きなメリットです。しかし、長期でパソコンレンタルを利用する場合、パソコン本体の料金だけで見ると購入やリースよりも割高になりやすいです。ただし、パソコンのレンタル料金には保守や故障対応の費用も含まれているため、総合的にみると必ずしもレンタルの方が高くなるとは限らないでしょう。

パソコンレンタル時に気を付けたいポイント

パソコンレンタルを利用するのは、緊急時であることも珍しくありません。しかし、急いで契約すると失敗することもあります。法人がパソコンレンタルを利用する際に気を付けたいポイントを紹介します。

長期利用する際は費用を比較する

パソコンレンタルでは、短期から長期まで自由に契約期間を決められます。しかし、前述のとおり、長期利用になるとリースや購入の方が経費を削減できることがあります。レンタル期間が長くなると割高になってしまうこともあるため、2年以上の契約をする場合や、長期利用が確実な場合などは、レンタル・リース・購入といった全てのパターンでコストを比較してから利用するようにしましょう。

必要な性能を満たす機種があるか確認する

パソコンの性能は、グラフィックボードやCPU、メモリなどのグレードによって機種ごとに大きな差があります。高負荷の作業が想定される場合や、カスタマイズが必要な場合などは、レンタルのパソコンでは対応しきれないケースもあるでしょう。WordやExcelでの業務くらいであれば一般的なパソコンで問題ありませんが、業務に必要なスペックを満たすパソコンがあることを確認してから契約するのがおすすめです。

一部のパソコンレンタル業者では、新規でパソコンを用意するプランもあります。その場合は料金や納期が変わることもあるため、利用する際はしっかりと確認しましょう。

サービス内容を確認する

パソコンレンタル業者のサービス内容はさまざまです。キッティングの有無や返却方法、レンタル可能な期間などあらゆる点で業者ごとに違いがあります。サービスによっては有料オプションであったり、利用条件が定められていることもあるため、業者を選ぶ際は必要なサービスの有無や条件を確認することが大切です。

料金も業者によって異なります。例えば、複数台まとめてレンタルしたり、タブレットとセットにすると割引になるといった業者もあります。しかし、安さだけで選んで失敗してしまったということにならないように、サービス内容と価格のバランスを見て選ぶようにしましょう。

法人向けパソコンは自社に合ったサービスを活用して経費を削減しよう

法人向けのパソコンレンタルは、短期～中長期の利用に適したサービスです。特に数週間～数カ月の一時的な利用では活躍するでしょう。しかし、リースや購入に比べると割高な点や、選べるパソコンが限られていることなど、気になる点もあります。必要な性能や利用期間を十分に検討し、自社に合ったサービスを利用しましょう。