TCOを削減したい企業必見｜削減方法と注意点を徹底解説

TCOとはITシステムの運用に伴う総コストのことです。TCOを削減する方法には、ハードウェア・ソフトウェアの統一、IT資産の整理、社内ヘルプデスクの設置、アウトソーシング、クラウド移行などさまざまな方法があります。長期的な視点で自社の目的に合ったコストを削減することで、効率的なシステム運用を実現できるでしょう。

この記事では、TCOを削減する方法やメリット、注意点について徹底解説します。

TCOとはITシステムに関わる総コストのこと

TCOは「Total Cost of Ownership」の略で、「総保有コスト」や「総所有コスト」ともいわれます。企業でITシステムを利用する場合、構築・導入・保守・運用には、幅広いコストがかかります。その全てのコストの総計がTCOです。

以下でTCOの内訳を詳しく見ていきましょう。

TCOに含まれるコスト

TCOには、初期導入費用だけでなく、運用後の維持費、管理費、人件費などが含まれます。

一般的に、目に見えるコストと目に見えづらいコスト によって構成されています。目に見えるコストとは、主にITシステム導入に当たり把握しやすい初期費用のことです。一方で目に見えづらいコストとは、ITに関連するシステム運用のランニングコストのことで、社内全体で把握することが難しいという特徴があります。

TCOを削減するためには、どちらのコストも明確に把握していることが重要です。

目に見えるコスト、目に見えづらいコストの例を以下に記載します。

既存サイトと文言を合わせました。

目に見えるコスト	・パソコン本体、ソフトウェア、ハードウェアなどの購入費用 ・ソフトウェア、ハードウェアの導入費用 ・システム開発費用
目に見えづらいコスト	・新システムによる研修・人件費 ・トラブル対応・復旧に要する人件費 ・ストレージの拡張・管理費 ・サーバーの運用・維持・管理費 ・さまざまなケースで起こる機会損失費

TCOに関してより詳しく理解したい方は、「TCOとは？TCOの計算方法や削減するポイントをわかりやすく解説」もチェックしてみましょう。

一般的なTCOの削減方法

TCOを削減するためには、まず現段階でどれだけコストがかかっているのかを可視化することが大切です。TCOは、ITシステムを導入する上で必要な総コストであるため、削減できる部分や手段は多岐にわたります。多くの企業で取り入れられている代表的なTCO削減方法は以下のとおりです。

• 既存のIT資産を整理
• ハードウェア・ソフトウェアの調達方法を統一
• サーバーを複数拠点に分散しない
• デスクトップを同一機種で統一
• 社内にヘルプデスクを設置
• 運用・保守をアウトソーシング
• クラウドへの移行

どの削減方法が良いかは企業により大きく異なります。自社の規模や業種に応じて、最適な方法で行いましょう。それぞれのTCO削減方法について、具体的に解説します。

既存のIT資産を整理

TCOの削減には、既存のIT資産の整理も重要です。社内のパソコン、サーバー、ネットワーク機器などを徹底的に洗い出し、利用可能なものとそうでないものに分類します。利用可能なものは部署や利用者を割り当て、利用できないものは思い切って廃棄することで、保管コストや管理コストを削減できます。

ハードウェア・ソフトウェアの調達方法を統一

コンピュータやサーバーなどの調達方法には、購入とリースの2種類があります。TCOを削減するには、これらの調達方法を統一すると効果的です。調達方法を統一すると、一括購入割引などを受けられる場合があります。ハードウェア・ソフトウェアを調達する際には、同じ窓口からの購入・リースを検討しましょう。

サーバーを複数拠点に分散しない

サーバーを複数拠点に分散せず、1拠点に統合するのもTCO削減方法の1つです。サーバーを統合すると、拠点数分の運用・保守費用を削減できるだけでなく、ハードウェア費用や管理コスト、セキュリティリスクも低減できます。ただし、バックアップサーバーは、元のデータとは別の場所に保存する必要があるため注意しましょう。

デスクトップを同一機種で統一

TCO削減方法として、デスクトップの環境を統一するのも効果的です。デスクトップのメーカーまたは機種が異なると、購入手続きやメンテナンスなどもそれぞれ行う必要があります。これは、費用と時間の無駄になりかねません。同じ機種で合わせておけば、管理もしやすくコスト削減にもつながります。

社内にヘルプデスクを設置

社内システムを使用すると、システムに関するトラブルや問い合わせが発生することもあります。問い合わせ先を明確にしていない場合、業務が滞り大きな機会損失コストが発生します。そのような問題を防ぐために有効なのが、社内ヘルプデスクの設置です。ヘルプデスクの担当者が、システム障害などのITトラブルに一括対応することで、コストを抑えながら迅速な復旧を行うことができます。

運用・保守をアウトソーシング

TCO削減には、システムの運用や保守をアウトソーシングするのも有効です。自社で全ての業務を行うと、人件費の増加やコア業務にかける時間の減少などで、業務効率が悪くなる可能性が高くなります。任せられる業務は外部へ依頼し、人件費や非コア業務の削減に取り組むことが大切です。

クラウドへの移行

クラウドに移行すると、初期費用が抑えられるだけでなく、運用・保守に関わる人件費なども削減できます。クラウドサービスの多くで月額利用料が発生するため、課金体系やサービス内容、利用状況を考慮し、TCOを算出した上で削減計画を立てましょう。

TCOを削減する5つのメリット

TCOを削減すると、ただコストを減らせるだけでなく、企業の発展につなげることも可能です。ここからは、TCOを削減することで期待できるメリットについて詳しく解説します。

コストを大幅に削減できる

TCOの削減では、従来の個別コスト削減とは異なり、長期的な視点で目に見えないコストも含めて削減します。無駄なコストを複数削減できれば、より大幅なコスト削減を実現できます。企業の生産性を上げるためには、定期的なTCOの見直しが重要です。

企業の成長につながる

TCOの削減が、企業の成長につながることもメリットの1つです。TCOを削減すると、企業全体の運用・維持コストを引き下げ、企業の純利益を上げられます。企業が大きく成長するためには、無駄なコストを見極めて削減する作業が欠かせません。

無駄なコストを見極められる

現段階で企業がかけているコストが無駄か、そうでないかを見極められることもメリットです。先ほどもご紹介したように、企業にはさまざまな面で目に見えづらいコストが発生しています。まず、目に見えるコスト、目に見えづらいコストの両方を洗い出し整理することで、本当に必要なコストを残すことができ、コスト削減で失敗しにくくなります。

社員が仕事に余裕を持てる

TCOの削減には、社員の仕事に余裕ができるというメリットも含まれます。TCO削減により無駄なものを排除することで、企業の経営にもゆとりが生まれ、社内全体の仕事にも余裕ができます。仕事に余裕ができれば、社員のモチベーションも上がり、社内の風向きを良い方向に変える効果が期待できるでしょう。

新サービスに注力できる

TCOを削減することにより、新サービスにもどんどん注力できるようになることもメリットです。企業の経営や社員の仕事に余裕ができると、新サービスにも力を入れられるようになります。企業発展に有効な新設備を導入できれば、作業効率も向上し、社内で余裕のある業務サイクルが回るようになるでしょう。

TCOを削減する際の3つの注意点

前項目で、TCO削減のメリットについて解説しましたが、一方で事前に知っておくべき注意点もいくつか存在します。ここからは、TCOを削減する際の3つの注意点を紹介します。事前に注意点を理解しておくことで、トラブルを未然に防ぎましょう。

長期的な視点と継続的な改善を目的とする

TCOを削減する際には、長期的な視点と継続的な改善を目的とすることが大切です。目の前の問題解決だけでなく、長期にわたる将来性を考慮した上での判断が求められます。

「◯年後に従業員を何人増やす」「事業規模を今より大きくする」といった目標を持つ企業の場合、その目標に合わせた体制を作る必要があります。コストを削減したいと思うあまり目標のために必要なコストまで削減してしまうと、企業が成長した際にシステムが追いつかなくなってしまう事態になりかねません。将来的な変化や目標に合わせて、TCO削減の計画を立てましょう。

企業全体で行う

TCOの削減は、一部の担当部署だけで行うのではなく、企業全体で行いましょう。社内のネットワークシステムは、システム管理担当部門だけでなく、人事やトラブル対応に関する部門など、さまざまな従業員が関わります。企業全体でTCOの削減に取り組むことが大切です。

現場の社員の意見を聞く

TCOを削減する際には、削減するコストが本当に無駄なものなのかを明確にしましょう。

誤った判断により必要なコストをカットしてしまうと、業務に支障をきたすリスクもあります。TCO削減を検討するのであれば、実際に現場で働く社員から意見・要望を聞き出すことをおすすめします。一部のコミュニティで決めるのではなく、現場の社員とも協力して「本当に無駄なもの」を洗い出しましょう。

TCO削減は企業成長への鍵

TCOを適切に削減できると、企業で使用するITシステムに関するコストを大幅にカットできます。ただし、コストを削減すること自体を目的にするのではなく、企業の将来性や目標に向けて検討することが大切です。また、システム管理の担当者だけで削減する部分を判断せず、現場の意見を取り入れながら企業全体で取り組むことがポイントです。