パソコン導入による運用管理の負荷を軽減するには？運用管理しなかった場合のリスクも解説

2024/01/31 公開　2024/11/13 更新

業務上でパソコンを使用する企業は多く、従業員一人につき一台のパソコンが支給されていることもあるでしょう。しかし中には、パソコンの運用管理の負担が課題となっているという声も聞かれます。効率的に業務を進めるためにも、パソコン導入の運用管理に関する負荷軽減のコツを押さえておきましょう。

本記事では、パソコンの運用に必要な管理の種類や負荷になっている要因について解説するとともに、負荷を軽減する方法なども紹介します。

パソコンを導入すると運用管理が求められる

企業がパソコンを導入する場合、次のような項目ごとに運用管理を行います。

資産の管理
インベントリ管理
ライセンスの管理

それぞれの管理項目について、詳しく見ていきましょう。

資産の管理

パソコンは、IT資産として台帳で管理するのが一般的です。調達から廃棄までのサイクルをリアルタイムで更新します。なおIT資産にはパソコンの他、スマートフォンやIP電話、複合機の他、LANケーブルなども含まれます。

パソコンを資産として管理することで、紛失や盗難被害の早期発見などにもつながるでしょう。

インベントリ管理

IT資産のより詳しい情報をまとめるのがインベントリ管理です。目録や保有資産という意味のとおり、インベントリ管理では次のような情報を記載します。

CPUの型番や個数
メモリの容量
ハードディスクの容量
インストールしているソフトウェアの種類

インベントリ管理では、情報に変更があった際に更新が必要です。

ライセンスの管理

パソコンの運用管理はパソコン本体やスペックを管理するだけではありません。ソフトウェアやクラウドサービスなどのライセンスを管理することも、パソコン運用管理の一部です。

企業の中には、サブスクリプションサービスでソフトウェアやクラウドサービスを利用しているところもあるでしょう。ライセンスを適切に管理しなかった場合、ライセンスを過剰に契約し、その分の費用を余分に負担する可能性もあります。

パソコンの運用管理には負荷が掛かる

パソコンは資産である以上、適切な管理が求められます。しかし、前述のとおりパソコンの運用管理は常に情報の湖心が必要で、その範囲は多岐にわたります。従って、情報システム部門に負荷が掛かりやすくなってしまうでしょう。

ここでは代表的な負荷の原因について、解説します。

一括調達が負荷になる

企業がパソコンを導入する際は、一括で調達するのが一般的です。従業員を新規採用した際や部署再組織に合わせてパソコンを調達するため、一時的に情報システム部門へ負荷が掛かってしまいます。

また、パソコンを導入するにあたっては業務に応じたスペックを選択する必要があります。そのため、情報システム部門は常にパソコンについての情報収集が必要です。

初期設定が負荷になる

パソコンを一括調達で導入したら、初期設定などの作業を行わなければなりません。このように、初期設定や登録作業、OS・アプリのインストールなどを実施し、パソコンを業務で使える状態にすることを「キッティング」と言います。

キッティングでは、周辺機器の設定やセキュリティ対策など数多くの工程をこなさなければならないため、事前にスケジュールを決めておくことが大切です。また誰がどのパソコンを使用しているのかを判断するために、IDを振り分ける作業もあります。さらに、適切に運用管理していくためにはIDの台帳への記載が欠かせません。

ソフトウェア管理が負荷になる

企業で使用するソフトウェアは、部署によって異なります。そのため情報システム部門は、どの部署でどのようなソフトウェアを使用しているのかを把握する必要があります。利用しているアプリやソフトが適切に把握できていないと、ライセンスの有効期限切れにつながりかねません。

社内の問い合わせへの対応が負荷になる

情報システム部門によるパソコン運用は、社内で発生する問い合わせにも対応しなければなりません。問い合わせの内容は、「パスワードやログインIDが分からない」といった初歩的なものからサーバーの障害対応といった専門性の高いものまでさまざまです。

企業の規模によっては、情報システム部門が担う部分が多い傾向にあります。あまりにも細かな問い合わせまで対応を求められると、本来こなすべき業務の支障となるおそれもあります。

パソコンの買い替えや撤去・廃棄が負荷になる

パソコンを継続的に使用すると、徐々に処理速度が低下していきます。パソコンの処理速度は業務の生産性の低下に直結するため、定期的にパソコンの買い替えを行う必要があります。パソコンの変更をする際は、それまで使用していたパソコンを撤去・廃棄しなければなりません。

パソコンには業務上で取り扱った重要なデータや個人情報が入っていることがあるため、情報漏洩を防ぐためにも適切な処理が求められます。ソフトウェアによる消去や物理的な破壊などの手配をするのも、大きな負荷となるでしょう。

パソコンを運用管理しなかった場合のリスク

パソコンの運用管理は、情報システム部門の負荷になるものの適切に行うべき業務です。では、運用管理を実施しなかった場合は、どのようなリスクがあるのでしょうか。

セキュリティの脆弱化
ソフトウェア管理不足によるコンプライアンス違反
コスト増加

ここでは3つのリスクについて、詳しく解説します。

セキュリティの脆弱化

パソコンのOSやセキュリティソフトは、常に最新の状態に保っておくことが必要です。アップデートや情報の更新を放置すると、OSやセキュリティソフトのバージョンの古さにつけこんだサイバー攻撃の被害に遭ってしまうかもしれません。

サイバー攻撃によってマルウェアに感染すると、企業に保管されている顧客情報や個人情報などの情報漏えいや金銭の要求につながるおそれがあります。また、重大なインシデントを起こしてしまったことで、企業の信頼も低下しかねません。

またパソコン本体の所在の管理を怠ると、所在不明のパソコンが出てきたり紛失に気が付かず情報漏えいにつながったりするおそれがあります。従業員がパソコンを持ち出すルールを設けて、早期の対策が取れるようにすることも大切です。

ソフトウェア管理不足によるコンプライアンス違反

パソコンのソフトウェアは、適切に入手したものを使用しなければなりません。パソコンの運用管理を怠ると、従業員がコピーした不正なソフトウェアや違法なソフトウェアを使用してしまうおそれがあります。不正なソフトウェアの使用が発覚した場合、著作権の侵害によって訴訟に発展するかもしれません。情報漏えいと同じく、不正ソフトウェア使用によるコンプライアンス違反も企業の信頼低下を招く可能性があります。

運用管理によって、インストールされているソフトウェアの種類を把握しておくことが大切です。