ビジネスフォンを比較するポイントを解説！導入メリットやコストを抑える方法も紹介

2025/05/15 公開　2025/05/15 更新

ビジネスの場では一般家庭とは違った通信システムが使われており、多くの環境で採用されているのがビジネスフォンです。ビジネスフォンは一見、家庭で使われる電話と同じように見えても、機能には大きな違いがあります。この記事では、ビジネスフォンを導入する際の比較ポイントや、メリット・デメリットなどを解説します。

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ビジネスフォンの基礎知識

自社に適切なビジネスフォンを導入するためには、他の通信システムとの違いも含めて、基本を押さえておく必要があります。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、オフィスなどのビジネスの場で使用するのに特化した専用の電話機のことです。1つの主装置で複数の外線の発着信ができるのはもちろん、内線を使って別の電話に転送するのも簡単など、ビジネスシーンで役立つ機能が充実しています。

家庭用電話機との違い

そもそもビジネスフォンは専門のメーカーが製造し、電話工事会社やビジネスフォン関連のシステム会社を通じて販売されることが多くなっています。設置する際も主装置に接続したうえで、環境に合わせてカスタマイズするため、専門業者に依頼する必要があるためです。また、家庭用電話機は基本的に1つの外線しか接続できないものの、ビジネスフォンでは主装置を通して複数の外線や内線が制御されています。

クラウドPBXとの違い

クラウドPBXは、PBX（主装置）の機能を社内に置くのではなく、クラウド上に構築することで通話や通信を可能にする電話のサービスです。クラウドPBXでつながれている電話機同士ならば、スマートフォンやIP電話、パソコンも含めて社内でなくても電話が受けられるサービスもあります。

機器購入が必要ないため、初期費用が抑えられるケースが多いですが、サービス利用料が継続的にかかるので、トータルコストを比較すると良いでしょう。

ビジネスフォンに使用する電話回線の種類

ビジネスフォンに使用される電話回線は、光回線・IP電話、ISDN（INS）回線、アナログ回線の3種類です。以下でそれぞれ解説します。

光回線・IP電話

光回線・IP電話は、インターネット回線を利用して通話ができる仕組みの電話です。光回線では、光ファイバーを使っています。1つの回線で複数の外線が使用でき、コストが抑えられるなどサービス毎に特徴を持っているため、普及が進んでいます。従来の固定電話番号（0ABJ番号）以外に、050番号を使えるタイプもあります。

ISDN（INS）回線

ISDN（INS）回線は銅線を使い、デジタル信号で通信するシステムです。既存の回線を利用できるため、導入時に余分な屋外工事などが必要ありません。伝送距離による悪影響を受けないため、後述するアナログ回線よりも音質がよく、1回線で2つの通話が可能なことから、基本料金が高く設定されています。ただし、NTTは2024年1月からサービスを順次終了しており、2028年12月末日で完全に終了するなど、今後の新設は難しくなっています。

アナログ回線

アナログ回線は、これまで家庭用電話機などでも使われてきた方式で、銅線を使用して通話ができる回線です。1回線で1つの通話しかできないため、ビジネスでの利用には向いていません。ただし、停電時でも使用できる強さがあるほか、回線の安定性が高いこともあり、万一の備えとしてアナログ回線を残しておくのも選択肢としてはあるでしょう。

ビジネスフォンの比較におすすめのポイント

実際にビジネスフォンを導入する際に比較すべきポイントは、主に以下の6点です。具体的な内容を解説します。

導入目的に合っているか

ビジネスフォンを導入しようとする目的は、企業によって違いがあるでしょう。例えば、多くの拠点を抱えているためスムーズに連携を取りたい、コールセンター向けに多数の電話機を接続したい、スマートフォンも活用したいなどの目的です。ビジネスフォンにはさまざまな製品があるため、製品の特徴を把握したうえで、自社に適したものを選ぶ必要があります。

予算に合っているか

導入する台数や求める機能によって、初期費用や月額費用は違ってきます。また、増設したり機能を拡張したりすれば、追加費用も必要になるでしょう。そのため、ビジネスフォンの導入に充当できる予算を明確にしておくことも重要です。予算に合う機器選びをするのはもちろん、中古品の利用やリースの活用なども含めて検討してみてください。

必要な機能は揃っているか

いくら品質のよい機器を導入しても、自社の業務に必要な機能が備わっていなければ意味がありません。ビジネスフォンに搭載されている機能は充実していますが、業種によって必要な機能は異なります。自社の業務と照らし合わせたうえでビジネスフォンに求める機能を洗い出し、各製品と比較して、必要な機能が揃っている製品を選びましょう。

使いやすいか

ビジネスをスムーズに行うためにも、使い勝手のよい機器を選ぶことが大事です。多種多様なビジネスフォンでは機器によってボタンの数や位置などが異なるうえ、通常の電話と操作方法が違う場合もあります。使いづらい電話では操作方法の確認が必要なケースも考えられ、スムーズな運用が妨げられるかもしれません。

必要な台数と外線数に対応できるか

ビジネスフォンは同時に複数の通話ができますが、複数の通話に必要な電話回線の用意とそれに対応した交換機側の設備や設定が必要です。

電話機の数や同時に対応できる従業員数を把握していないと、対応できない着信が出てくることもあるでしょう。そのため、現状に合う通話数にする、または対応できる従業員を増やすなど、自社の状況に合わせてビジネスフォンを選びつつ、環境を整えてください。

導入後のサポート体制が徹底しているか

機械製品は故障や不具合が出る可能性はあります。何かトラブルが発生したときに問い合わせができる窓口がしっかりしていたり、修理対応がスムーズだったりすると安心です。ビジネスが滞らないよう、機器を選ぶ際は、万一に備えて導入後のサポート体制が充実しているかどうかもチェックしてみてください。

ビジネスフォンを導入するメリット

そもそも、ビジネスフォンを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットとしては、以下で解説する4つがあります。

1つの電話番号で複数の端末から電話対応が可能

ビジネスフォンを導入する大きなメリットとして、1つの電話番号で複数の端末を使えることが挙げられます。電話対応が多い業種や複数のプロジェクトが並行している企業では、多くの問い合わせにもスムーズに対応できるでしょう。話し中になると通話の相手に迷惑をかけることも考えられますが、通話数が十分なら相手を待たせずに済みます。

保留転送で外出中の担当者が対応可能

ビジネスフォンにはビジネスに役立つさまざまな機能が備わっていますが、保留転送機能も便利に使えます。一般的な電話では、社内にいない従業員に電話がかかってきた場合、後で折り返すしか方法がありません。しかし、ビジネスフォンの保留転送機能を使えば外出中の担当者でも対応が可能になるため、顧客満足度の向上にもつながります。

内線機能で社内電話を無料で行える

ビジネスフォンでは主装置を通して電話機同士も接続されているため、内線電話が無料で使えるのも大きな特徴です。内線機能を上手に活用すれば業務効率が向上するのはもちろん、コストの削減にもつながるでしょう。しかも、内線機能は同じオフィス内だけにとどまらず、利用しているサービスによっては、回線をつないでいる他の拠点でも無料で使えるメリットがあります。

ビジネスフォンを導入するデメリット

さまざまなメリットがあるビジネスフォンにも、デメリットがないわけではありません。以下で解説する3点には注意してください。

導入時に初期費用がかかる

導入時に専用の電話機や主装置をはじめ、機器を購入する初期費用がかかるのは避けられません。また、設定時にシステムをインストールするなど、専門業者に依頼する作業を伴うこともあります。小規模でも数十万円、規模が大きくなると百万円以上かかるケースもあるため、初期費用の見積もりを確認し、予算計画を立てることが重要です。

導入直後は管理コストがかかる

ビジネスフォンを導入した直後は操作ミスが発生しやすく、新しいシステムの操作方法に慣れるまで時間を要することも珍しくありません。慣れればそれほど複雑な操作ではないかもしれませんが、運用を開始してからしばらくの間はサポートが必要です。場合によっては、マニュアルの作成や操作方法の指導をするためのコストがかかる可能性があります。

新設時は工事費用がかかる

新設する場合は、新たにビジネスフォンを使える環境を整えなければなりません。そのため、機器の購入にかかる費用とともに、配線工事や設定などの費用も発生します。工事費用の詳細は設置する電話機の数や種類、工事内容によって異なるため、事前に確認してください。なお、電話機を増設する際も、主装置に接続する配線工事が必要です。